Od Prezesów Od Prezesów

Esej o relacjach w zamówieniach publicznych

maj 2013 roku

[01.05.2013]
Spróbujmy opisać dzisiejszych sprzedawców z firm informatycznych oraz zamawiających z urzędów. Jest to opis fragmentami ekstremalny i przerysowany, ale nam chodzi o pokazanie cech utrudniających prawidłowe postępowanie w pozyskaniu i realizacji rządowego kontraktu.

Nasi Sprzedawcy:
  1. Są przypisani do jednego sektora – publicznego, znacząco odmiennego od innych sektorów.
  2. Mają często niewielką ogólną wiedzę techniczną, a w szczególności informatyczną
  3. Czasem tylko mają dobra wiedzę o funkcjonowaniu administracji, gdyż też często przedtem tamże pracowali.
  4. Mają – często mocno wygórowane – narzucone przez szefów wymagania na określenie prognozy sprzedaży  w tym kwartale oraz w danym roku finansowym. 
  5. Mają też narzucone kwoty w podpisanych umowach sprzedaży w tym kwartale i w danym roku finansowym. 
  6. Są w kluczowych decyzjach zależni od decyzji Szefa lokalnego i często równocześnie zagranicznego. 
  7. Są uzależnieni od opinii zachowawczych prawników lokalnych i zagranicznych, decydujących o zgodności projektowanej umowy z zasadami zapewnienia bezpieczeństwa prawnego firmy, co często stoi w sprzeczności z wymaganiami sektora publicznego.
  8. Mają mniejsze pensje przy założeniu wysokich premii od realizacji planu sprzedaży.
  9. Nie mają z reguły bezpośredniego wpływu na realizację kontraktu uzyskanego zamówienia.
  10. Pragną uzyskania nagród za sukcesy w sprzedaży.
  11. Przy braku efektów sprzedaży są szybko zwalniani  z pracy.
  12. Pracują w znacznym stresie zawodowym przy spętaniu potrzebą sukcesu. 
 
Tacy Sprzedawcy są  UNPROFESSIONAL. Pojęcie to oznaczające negatywną ocenę  nie dotyczy tylko tej osoby, ale również oznacza negatywną ocenę jej menedżera oraz braku odpowiednich warunków do prawidłowego wykonywania zadań. 
 
Nasi Zamawiający:
  1. Są często początkującymi w przygotowaniu i obsłudze procedury zamówienia produktu lub usługi informatycznej, po czym gdy już nabędą umiejętności to następnych podobnych procedur długo nie ma. 
  2. Mają często tylko ogólną wiedzę informatyczną oraz dobrą o funkcjonowaniu administracji.
  3. Są poddani presji ze strony sprzedawców z firm na ich wysłuchiwanie o możliwościach ofert rozwiązań informatycznych. 
  4. Mają sporo trudności w przygotowaniu  skomplikowanej specyfikacji  oraz realizacji procedury  według złożonego Prawa Zamówień Publicznych. 
  5. Szefowie (decydenci – przeważnie w wieku 50+) są wykluczeni cyfrowo – co nie jest ich winą, gdyż w ich wieku 20 lat temu wiedza informatyczna była znana tylko niewielu oraz była ukryta w zamkniętych ośrodkach. A powszechne były zachwyty nad motoryzacją, kolorową telewizją. Niektórzy z nich pamiętają jeszcze elektryfikację ich domów. 
  6. Są silnie zależni od przepisów – prawem zamówień publicznych oraz ustawą o finansach.
  7. Są silnie uzależnieni od opinii zachowawczych etatowych prawników silnie ukierunkowanych na zapisy prawne ustaw, a znacznie mniej na cel zamówienia – informatyzacji administracji.
  8. Nie mają nacisku na szybkie rozstrzygnięcia przetargu, ale na postępowanie zgodnie z przepisami.
  9. Nie mają potem większego wpływu na przebieg realizacji zamówienia oraz możliwości jego uzupełnienia czy też ograniczenia – nawet pomimo ewidentnych zmian warunków realizacji. 
  10. Nie mają bezpośredniej zależności od pozytywnej realizacji zamówienia, ale mogą być pociągnięci do odpowiedzialności gdy zostaną wykryte (nawet po kilku latach) odstępstwa od procedury prawnej.
  11. Mają stosunkowo niewielkie pensje przy braku większych premii
  12. Pracują przy wysokim poziomie stresu – naciskach ze strony sprzedawców oraz obaw przed kontrolami ze strony służb XXX.
 
Tacy Zamawiający są UNPROFESSIONAL. Ale również w tym przypadku taka ocena nie jest tylko ich winą, ale również jest winą ich szefów nie mogących stworzyć odpowiednich warunków oraz winą ograniczeń Prawa Zamówień Publicznych.  

Oczekiwane relacje Sprzedawca – Zamawiający
 
Dyskutując o obecnych ułomnościach (przypominam – czasem przerysowanych) sprzedawców i zamawiających, powinniśmy się zastanowić jakie warunki powinniśmy być stworzone aby ich praca była efektywniejsza. Pod dyskusję poddaję moją propozycję. 
 
Przyszli Sprzedawcy powinni być:
  1. Specjalnie wybrani i przypisani do sektora publicznego o nieco odmiennych cechach niż sprzedawcy z innych sektorów. Ich orientacja na sukces powinna być ukierunkowana na spełnienie oczekiwań zamawiającego.
  2. Przeszkoleni z określania (wykrywania)  potrzeb zamawiających produkty i usługi informatyzacji administracji, przy czym często potrzeby te są ukryte i nawet czasem sami przyszli użytkownicy systemów informatycznych sobie ich nie utożsamiają, ale potem w trakcie użytkowania wskazują na brak określonych funkcjonalności (właśnie tych potrzeb).
  3. Upowszechniać informacje w administracji o ofertach firmy korzystając z dozwolonych metod przekazu (konferencji, prezentacji, szkoleń, itp.), ale też będąc do tego odpowiednio przeszkolonym tak aby taki przekaz był zrozumiały dla odbiorców.
  4. Przeszkoleni z zasad antykorupcyjnego postępowania, tak aby żadne ich działania nie rodziły podejrzenia o korupcję, stawiając ich i zamawiających w dwuznacznych sytuacjach. Obecne przepisy oraz zasady antykorupcyjne korporacji (szczególnie zagranicznych) są bardzo rygorystyczne i złożone – czasem podarowanie długopisu może być opacznie zrozumiane. W zakres tych szkoleń powinno też wchodzić rozpoznawanie symptomów korupcji ze strony konkurencji oraz nabycie umiejętności przeciwdziałania.
  5. Rozliczani z efektów działalności bez rygorystycznych kwotowych planów sprzedaży, a jeżeli jest to nieakceptowane przez Zarząd firmy, to niech lepiej firma zrezygnuje z działalności w sektorze publicznym.
  6. Mieć umiejętności ciągłej oceny ryzyka dla finansów firmy złożenia oferty oraz kosztów realizacji kontraktu. (Syndrom bankructw firm budownictwa drogowego powinien być tutaj wystarczającą przestrogą).
  7. Wspomagani  przez przeszkolonych informatycznie prawników rozumiejących specyfikę projektowania i realizacji systemów teleinformatycznych.
  8. Wspomagani zespołem profesjonalnej obsługi wszystkich procedur zamówienia, począwszy od przygotowania oferty na podstawie specyfikacji aż do odbioru gotowego produktu.
  9. Zaangażowani  w cały proces realizacji kontraktu od złożenia oferty aż do odbioru dostarczonego produktu lub usługi oraz przez okres gwarancji i w jakimś stopniu również późniejszego serwisowania  - a więc praktycznie na czas życia tego produktu (nie zawsze jest to możliwe, ale możemy tutaj mówić o sprzedawcy w kolejnych osobach). 
  10. Bezpośrednio nadzorowani przez Szefów w zakresie procesu obsługi procedury zamówienia oraz podczas realizacji kontraktu z uczuleniem na możliwe sytuacje korupcyjne czy też problemy kooperacji z partnerami oraz z samym zamawiającym.
  11. Wynagradzani  w postaci pensji, premii i nagród w zależności od zbadanej przez niezależny zespół rzeczywistej satysfakcji zamawiających oraz opinii rynku o przebiegu kontraktu. 
  12. Wspomagani antystresową pomocą psychologiczną, aby nie musieli sami poszukiwać leków przeciwdepresyjnych.  
Przyszli Zamawiający powinni być:
  1. Zgrupowani w profesjonalnym  Centrum Zamówień Publicznych grupującym różnych specjalistów o odpowiednim doświadczeniu w wyborze, przygotowaniu i odbiorze systemów teleinformatycznych. 
  2. Przechodzić powszechne szkolenia informatyczne z nowych technologii teleinformatycznych. 
  3. Wyposażeni w dostęp do profesjonalnego informatyczno-prawnego zespołu niezależnych ekspertów zewnętrznych.
  4. Dopuszczeni do uczestnictwa w prezentacji rozwiązań teleinformatycznych przez firmy informatyczne według określonych – jednakowych dla wszystkich takich firm – zasad.
  5. Wyposażenie w opracowania uproszczonych procedur zamówień dla jednoznacznie określonych standardowych typów produktów i usług. 
  6. W zasięgu ochrony antykorupcyjnej sprawowanej przez wyspecjalizowane służby, przejmujące odpowiedzialność  za „czystość" przebiegu przetargu i realizacji zamówienia.
  7. Móc poddać natychmiastowej weryfikacji wybór kontrahenta przez służby kontroli XXX.
  8. Bezpośrednio zaangażowani w  nadzór nad realizacją kontraktu wspólnie z innymi specjalistami z Centrum.
  9. Wynagradzani poprzez system premii i nagród za poprawne zrealizowanie zamówienia, przy czym część tych wypłat powinna być uzależniona od efektu eksploatacji produktu.
  10. Uczestnikami procesu oceny zdolności każdej z firm do realizacji kontraktów teleinformatycznych. Z czasem powstała by dynamiczna lista rankingu najlepszych firm ( z podziałem na specjalności) realizujących poprawnie przetargi publiczne.
  11. Uczestnikami procesu zmiany Dyrektywy Prawa Zamówień Publicznych w UE oraz  Prawa Zamówień Publicznych. 

Do pobrania
Esej_o_relacjach_w_zamowieniach_publicznych.pdf